Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité

1. OBJET DE LA POLITIQUE

 

NOVUM SOLUTIONS INC. (ci-après « Novum ») est un fournisseur de services juridiques aux Membres par le biais du Site Novum – Votre Accès À La Justice (novumlegal.ca), de même que par le biais de l’Application, qui traite des renseignements personnels

 

Novum s’engage à protéger vos informations et renseignements à caractère personnel, conformément aux dispositions des lois canadiennes et québécoises applicables, notamment en fonction de la Loi sur la protection des renseignements dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) et de la Loi visant à promouvoir l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne par la réglementation de certaines pratiques qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique et modifiant la loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la loi sur la concurrence, la loi sur la protection des Renseignements et les documents électroniques et la loi sur les télécommunications (LC 2010, c 23), communément appelée Loi antipourriels.

 

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Novum, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Novum et son personnel traitent leurs renseignements personnels.

 

Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Novum par un moyen technologique.

 

2. APPLICATION ET DÉFINITIONS

 

La présente politique s’applique à Novum, ce qui inclut notamment ses dirigeant·e·s, employé·e·s, avocat·e·s, stagiaires, consultant·e·s, bénévoles, ainsi qu’à toute autre personne qui fournit des services pour le compte de Novum. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Novum.

 

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Novum, que ce soit les renseignements de ses client·e·s, potentiel·le·s ou actuel·le·s, ses consultant·e·s, ses employé·e·s, ses membres ou toutes autres personnes (comme les personnes visitant son site internet).

 

Dans la présente politique, les termes et expressions suivants, à moins que quelque chose dans le contexte ne s’y oppose, ont les significations suivantes :

 

« Accès Novum » désigne la plateforme d’accès aux services juridiques disponible via le Site ou l’Application par laquelle les Membres sont mis en contact avec des avocat(e)s pour recevoir les Services;

 

« Application » désigne l’application Accès Novum disponible au téléchargement gratuit dans les e-boutiques des téléphones intelligents et tablettes électroniques;

 

« Cabinet partenaire » désigne, selon le cas, l’un ou l’autre des cabinets d’avocats partenaire de Novum qui peut rendre les Services aux Membres ;

 

« Membre » désigne une personne pour qui l’Organisation a souscrit à l’offre de service de Novum et qui peut bénéficier d’une prise en charge complète pour les Services ;

 

« Organisation » désigne toute entité, employeurs ou regroupements ayant souscrit aux Services au bénéfice de ses Membres ;

 

« Service(s) » désigne les services juridiques disponibles aux Membres, le tout suivant la sélection de services sélectionnés par l’Organisation auprès de Novum au bénéfice de ses Membres ;

 

« Utilisateur(s) » désigne toute personne qui navigue sur le Site ou utilise l’Application, qu’elle soit un Membre, une Organisation ou un simple visiteur.

 

« Renseignement personnel » désigne un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

 

« Renseignement personnel sensible » désigne un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

 

« Service(s) » désigne les services juridiques disponibles aux Membres, le tout suivant la sélection de services sélectionnés par l’Organisation auprès de Novum au bénéfice de ses Membres ;

 

« Site » désigne le site web disponible à l’adresse https://novumlegal.ca ;

 

« Utilisateur(s) » désigne toute personne qui navigue sur le Site ou utilise l’Application, qu’elle soit un Membre, une Organisation ou un simple visiteur.

 

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des Renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

 

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un Renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

 

3. COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION

 

Dans le cadre de ses activités, Novum peut collecter différents types de Renseignements personnels, et ce, à différentes fins. Les types de renseignements personnels que Novum est appelée à collecter, leur utilisation ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les Renseignements personnels sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique qui sera remise sur demande.

 

Lors de votre utilisation du Site et/ou de l’Application, et plus particulièrement lors de l’utilisation d’Accès Novum, vous communiquerez notamment l’un ou l’autre ou tous les Renseignements personnels suivants à Novum :

 

–         Votre information d’identité : nom(s) et prénom(s) et le nom de votre Organisation;

 

–         Vos informations de contact : adresse, numéro de téléphone et courriel; et/ou

 

–         Vos informations de communication telle votre adresse IP.

 

Novum recueille également des Renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous, par courriel, via les formulaires disponibles sur le Site, Accès Novum et/ou l’Application, par téléphone ou autrement. Nous utilisons les informations recueillies de cette manière pour communiquer avec vous, vous envoyer une réponse et/ou pour résoudre le problème technique dénoncé, le cas échéant.

 

Novum informera les personnes concernées, au moment de la collecte de Renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

 

Novum applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de Renseignements personnels :

 

3.1.Consentement

 

De façon générale, Novum collecte les Renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses Renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de Renseignements personnels.

 

Normalement, Novum doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses Renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci.

 

Toutefois, Novum peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Novum peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

 

3.2. Collecte

 

Dans tous les cas, Novum ne collecte des Renseignements que si elle a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont elle a besoin pour remplir l’objectif visé.

 

Seuls les Membres pour qui l’Organisation a souscrit aux Services peuvent bénéficier des Services via Accès Novum.

 

L’utilisation des Services offerts via Accès Novum nécessite une procédure d’inscription par laquelle le Membre devra fournir des Renseignements personnels. Le Membre s’engage à ce que la totalité des Renseignements personnels communiqués soit exacte, complète et à jour et à effectuer les modifications nécessaires afin de remplir cette obligation en tout temps.

 

Collecte auprès de tiers. Novum peut collecter des Renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Novum demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des Renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à Novum.

 

Dans certaines situations, Novum peut également collecter des Renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les Renseignements personnels sont exacts.

 

3.3.Détention et utilisation

 

Novum veille à ce que les Renseignements personnels qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée et bien la conseiller.

 

Novum ne peut utiliser les Renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte.

 

Si Novum veut utiliser ces Renseignements personnels pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un Renseignement personnel sensible.

 

Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Novum peut utiliser les Renseignements personnels à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :

 

1. lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;

 

1. lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;

 

1. lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

 

Accès limité. Novum doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un Renseignement personnel seulement aux employé·e·s et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Novum demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

 

3.4.Communication

 

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Novum obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses Renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un Renseignement personnel sensible, Novum devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

 

Cependant, la communication des Renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des Renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :

 

1. Novum peut communiquer un Renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en oeuvre d’un programme dont il a la gestion;

 

1. Des Renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de Novum désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par Novum et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, Novum doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indique les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des Renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration, sauf si leurs obligations professionnelles et déontologique les y contraignent. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le·la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les Renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

 

1. Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale ou juridique ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, Novum pourrait également communiquer un Renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction ou à l’adversaire judiciaire et sous réserve des conditions prévues par la loi.

 

Communication à l’extérieur du Québec : Les données stockées par Novum sont conservées en territoire canadien. Il est possible que les Renseignements personnels détenus par Novum soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque Novum a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque Novum fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

 

Il est possible que des Renseignements personnels soient communiqués par Novum à l’extérieur du Québec, soit à des organismes ou des décideurs impliqués, soit à un Cabinet partenaire ou à un membre du personnel de Novum se trouvant à l’extérieur du Québec.

 

Novum ne partagera pas vos Renseignements personnels avec des tiers sauf en réponse à une demande vérifiée des services policiers ou autre autorité compétente, incluant notamment les responsables gouvernementaux dans le cadre d’une enquête criminelle ou d’une activité illégale présumée.

 

3.5. Informations supplémentaires sur les technologies utilisées

 

3.5.1. Utilisation de témoins de connexion et d’un local storage

 

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Le Site utilise des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.

 

• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.

Le Site utilise les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.

 

• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation du Site, de l’application et d’Accès Novum.

Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

L’Application n’utilise pas de témoins de connexion. Toutefois, elle utilise un « local storage » pour une session anonyme qui permet de créer une demande. Le « local Storage » est une technique d’enregistrement de données dans un navigateur web qui permet un enregistrement persistant, comme les témoins de connexions.

3.5.2. Utilisation de Google Analytics

 

Le Site utilise Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec le Site. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs et le contenu consulté.

 

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Novum à des tiers.

 

Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

 

3.5.3. Autres moyens technologiques utilisés

 

Novum recueille également des Renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à Accès Novum ou son Application ou autres formulaires électroniques partagés sur des plateformes (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire de dépôt d’une demande de services), des questionnaires accessibles en ligne sur des plateformes et des applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms). Novum pourrait également recueillir les enregistrements des appels qui transigent par son système téléphonique à des fins de formations, de validation et de protection de ses employés.

 

Novum recueille des Renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, la Politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité

 

Novum doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

4. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Novum prend les mesures et moyen de sécurité techniques et technologiques appropriées et raisonnables pour protéger vos Renseignements personnels de tout accès et de toute perte, copie, communication non autorisée à des tiers. À cet égard, Novum s’engage à respecter les normes et exigences du Barreau du Québec en matière de mesures et moyen de sécurité pour protéger vos Renseignements personnels, ainsi que les exigences qui se rattachent au respect du secret professionnel.

 

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Novum ne conservera les Renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

 

Les Renseignements personnels utilisés par Novum pour prendre une décision relative à une personne ou pour exécuter le mandat qui lui est confié par cette personne doivent être conservés durant une période d’au moins sept (7) années après la fin de l’année où la décision a été prise ou, lorsque des Services ont été rendus, après la date de la fermeture du dossier.

 

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Novum s’assurera :

 

1. de les détruire;
2. ou de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les Renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

 

La destruction de Renseignements personnels par Novum doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

 

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Novum concernant la conservation et destruction de Renseignements personnels, le cas échéant.

 

Veuillez contacter le·la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

 

5. RESPONSABILITÉS DE NOVUM

 

Sous réserve de ce qui suit, Novum est responsable, de manière générale, de la protection des Renseignements personnels qu’elle détient :

1. Novum ne peut être tenue responsable de quelque dommage-intérêt que ce soit et quelle qu’en soit la cause, pouvant découler de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utilisation du Site, de l’Application ou de l’Accès Novum. Sans limiter la généralité de ce qui précède, Novum ne saurait être tenue pour responsable en cas de dommages directs ou indirects résultant de causes techniques, notamment de l’indisponibilité de son Site, d’Accès Novum et/ou de l’Application ou de tout défaut affectant le fonctionnement de ceux-ci.

 

1. Sauf dans les limites prévues par la loi, le Membre ne pourra pas autoriser une autre personne à se connecter à l’Accès Novum à sa place et/ou en son nom. Le Membre est le seul responsable des actions posées en lien avec Accès Novum et il se doit de préserver la confidentialité de ses codes d’accès.

 

1. Novum ne peut en aucun cas garantir au Membre l’atteinte d’un objectif et/ou d’un résultat particulier en lien avec les Services ou en lien avec l’exécution de ceux-ci.

 

1. Novum ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout frais associé à l’utilisation de données cellulaires lors de la connexion au Site, à Accès Novum ou à l’Application, ou de tout dommage découlant d’une connexion du Site, à Accès Novum ou à l’Application sur un réseau Internet non sécurisé.

 

Le ou la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum est la direction générale. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des Renseignements personnels. Il ou elle doit approuver les politiques et les pratiques encadrant la gouvernance des Renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en oeuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.

 

En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de la personne responsable, le directeur ou la directrice des services juridiques assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

 

Les membres du personnel de Novum ayant accès à des Renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

 

Les rôles et les responsabilités des employé·e·s de Novum tout au long du cycle de vie des Renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Novum à cet égard, le cas échéant.

 

Afin de bénéficier des Services, vos Renseignements personnels pourront être communiqués à l’un ou l’autre des Cabinets partenaires de Novum selon le territoire de provenance du Membre.

 

Novum ne vendra et/ou ne transférera pas vos Renseignements personnels à d’autres tierces parties.

 

6. SÉCURITÉ DES DONNÉES

 

Novum s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des Renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un Renseignement personnel sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux Renseignements personnels, Novum doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employé·e·s qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

 

7. DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT

 

À titre de personne concernée, vous pouvez demander, par écrit, communication par Novum de tout Renseignement personnel vous concernant qu’elle détient, le tout conformément aux dispositions des articles 27 et suivants de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1.

 

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au ou à la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

 

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs Renseignements personnels détenus par Novum et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un Renseignement personnel qui les concerne ou demander que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

 

Le·la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le·la responsable doit aider le·la requérant·e à comprendre le refus, au besoin.

 

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des Renseignements personnels recueillis. Ce qui, toutefois, pourrait mettre fin aux services de Novum. Le retrait de votre consentement à l’utilisation et à la communication par Novum de vos Renseignements personnels n’aura pas pour effet d’entraîner leur destruction par Novum, cette dernière ayant l’obligation professionnelle de les conserver dans ses dossiers.

Elles peuvent également demander à Novum quels sont les Renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Novum qui y ont accès et leur durée de conservation.

 

8. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES

 

8.1. Réception

 

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses Renseignements personnels par Novum doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

 

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Novum. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le·la responsable de la protection des Renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

 

8.2. Traitement

 

Novum s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

 

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte (ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le·la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum pour pouvoir la traiter), le·la responsable doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au ou à la plaignant·e. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des Renseignements personnels par Novum est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

 

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le·la plaignant·e doit être informé·e des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

 

Novum doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

 

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des Renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

 

Toutefois, Novum invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son ou sa responsable de la protection des Renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Novum.

 

9. APPROBATION

 

La présente politique est approuvée par la responsable de la protection des Renseignements personnels de Novum, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

 

Responsable de la protection des renseignements personnels :

 

Me Marianne Routhier-Caron

400, avenue Atlantic, suite 700

Montréal (Québec) H2V 1A5

Courriel : mrouthier@novumlegal.ca

 

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la responsable par courriel.

 

10. PUBLICATION ET MODIFICATIONS

 

La présente politique est publiée sur le Site de Novum, ainsi que sur tous les sites internet auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux Renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

 

Novum doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

Tableau des versions et des changements : 

Source : https://maloi25.ca/politique-de-protection-des-renseignements-personnels-et-politique-de-confidentialité/ 

ANNEXE A 

Voici une liste non exhaustive sur les types de Renseignements personnels que Novum pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les Renseignements personnels sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent. 

Veuillez noter que la plupart des Renseignements personnels gérés Novum sont des Renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi, de consultants et de membres. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, Novum recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’Organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).